Vertiefung

E-Rechnung

E-Rechnungen kommen schon an — und keiner weiß, wohin damit.

Von allen Themen im Büro ist das hier das einzige mit festen Stichtagen. E-Rechnungen empfangen können muss jeder Betrieb schon seit 2025. Selbst ausstellen müssen Sie sie für Rechnungen an andere Unternehmen ab 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbeträge bis 250 € sind nicht betroffen, Kleinunternehmer müssen keine ausstellen. Was davon für Ihren Betrieb gilt, klären wir zusammen mit Ihrem Steuerberater. Die gute Nachricht: Es ist ein überschaubares Projekt, kein Umbau des ganzen Betriebs.

Was Sie bekommen

  • Empfang: eine Adresse, an der E-Rechnungen ankommen und nicht im Spam landen.
  • Verarbeitung: eingehende XRechnung und ZUGFeRD automatisch auslesen statt abtippen.
  • Archivierung abgestimmt mit Ihrem Steuerberater, revisionssicher und auffindbar.
  • Ausgang: Ihre eigenen Rechnungen als ZUGFeRD, direkt aus Ihrer Software.
  • Migration weg von Programmen, die abgekündigt sind.

Wie es abläuft

  1. 01

    Bestandsaufnahme · zwei Stunden

    Was kommt heute rein, was geht raus, womit wird gebucht, was sagt Ihr Steuerberater.

  2. 02

    Umstellung · ein bis zwei Wochen

    Empfang, Verarbeitung, Archiv und Ausgang einrichten und mit echten Rechnungen testen.

  3. 03

    Übergabe · ein halber Tag

    Ihre Leute machen es einmal selbst, ich schaue zu und korrigiere.

Warum das zählt

  • Rechnungen an andere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2026 auf Papier oder als PDF gehen, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027

    Quelle: § 27 Abs. 38 UStG

  • Keine Pflicht zur E-Rechnung bei Privatkunden, Kleinbeträgen bis 250 € und für Kleinunternehmer — empfangen können müssen sie aber alle Unternehmen

    Quelle: BMF, FAQ E-Rechnung, Fragen 4 und 12 (Stand März 2026)

  • 44,5 % der Betriebe, die bereits E-Rechnungen ausstellen, brauchten dafür einen IT-Dienstleister

    Quelle: ZDH-E-Rechnungsumfrage 2026 (n = 1.926)

  • 65,7 % verarbeiten eingehende E-Rechnungen noch von Hand

    Quelle: ZDH-E-Rechnungsumfrage 2026

Die Handwerkskammer Ulm berät kostenlos und herstellerneutral. Wenn Sie dort schon waren: Ich setze um, was dabei herauskam.

Danach bleibt jemand zuständig

Wenn etwas eingerichtet ist, hört die Arbeit nicht auf. Ich bleibe dran, bis es im Alltag läuft: Rückfragen, Nachjustieren, kleine Änderungen. Ein fester Ansprechpartner statt Hotline und Ticketnummer.

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